5.11.2026 – Wer im Büro ChatGPT oder ein anderes KI-Werkzeug beruflich nutzt, ist nach der europäischen KI-Verordnung „Betreiber“ und muss sich um die KI-Kompetenz seiner Mitarbeiter kümmern. Seit Juli 2026 ist die Vorschrift entschärft, abgeschafft ist sie nicht. Was das für kleine Vermittlerbetriebe heißt und wie sie es mit wenig Aufwand umsetzen und belegen, erklärt der Versicherungsspezialist Maximilian Abels in seinem Gastbeitrag.
Zu Artikel 4 der KI-Verordnung (EU) 2024/1689 halten sich in Vermittlerbüros zwei Annahmen. Die erste: „Das ist ein Thema für die Versicherer.“ Die zweite: „Wir setzen keine KI ein.“
- Maximilian Abels (Bild: privat)
Die erste stimmt nicht, die zweite selten. Wer eine Kundenmail mit ChatGPT vorformuliert, ein Gesprächsprotokoll zusammenfassen oder einen Text übersetzen lässt, nutzt ein KI-System – und damit gilt Artikel 4 auch für das eigene Büro.
Wer betroffen ist
Artikel 4 richtet sich an Anbieter und Betreiber von KI-Systemen. Betreiber ist nach Artikel 3 Nummer 4 jede natürliche oder juristische Person, die ein KI-System in eigener Verantwortung verwendet. Ausgenommen ist nur die private, nicht berufliche Nutzung.
Auf die Betriebsgröße kommt es nicht an. Auch der Einzelmakler mit zwei Angestellten ist Betreiber, sobald im Büro beruflich mit KI gearbeitet wird. Die Bundesnetzagentur stellt klar, dass auch KI mit allgemeinem Verwendungszweck wie Chatbots erfasst ist.
Gemeint sind nicht nur die eigenen Angestellten, sondern auch andere Personen, die im Auftrag des Büros mit KI-Systemen arbeiten, etwa freie Mitarbeiter oder externe Dienstleister.
Was sich im Juli 2026 geändert hat
Ursprünglich galt Artikel 4 seit dem 2. Februar 2025. Anbieter und Betreiber mussten Maßnahmen ergreifen, um „nach besten Kräften sicherzustellen“, dass ihr Personal über „ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz“ verfügt.
Mit der sogenannten Digital-Omnibus-Verordnung (EU) 2026/1744 hat der europäische Gesetzgeber die Vorschrift neu gefasst. Die Verordnung wurde am 24. Juli 2026 im Amtsblatt veröffentlicht und trat am 27. Juli 2026 in Kraft.
Seitdem heißt es: Anbieter und Betreiber „ergreifen Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals“ zu unterstützen. Neu ist zudem der Satz, dass die Pflicht nicht verlangt, „für irgendeine Person ein bestimmtes Niveau an KI-Kompetenz zu garantieren“.
Aus „sicherstellen“ ist also „unterstützen“ geworden. Eine Pflicht bleibt es trotzdem. Wer gar nichts unternimmt, erfüllt sie nicht.
Bußgeld: Was stimmt und was nicht
In Schulungsangeboten wird gern mit hohen Bußgeldern geworben. Einen eigenen Bußgeldtatbestand für Artikel 4 enthält aber weder der Sanktionskatalog der KI-Verordnung (Artikel 99) noch das deutsche Durchführungsgesetz, das KI-Marktüberwachungs- und Innovationsförderungsgesetz (KI-MIG) vom 22. Juli 2026. Dessen Bußgeldvorschrift in § 15 nennt andere Artikel.
Zuständig für die Aufsicht ist grundsätzlich die Bundesnetzagentur. Versicherungsvermittler gehören nicht zu den Unternehmen, für die das Gesetz stattdessen die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (Bafin) vorsieht.
Eine Entwarnung ist das nur zum Teil. Gibt ein Mitarbeiter eine falsche KI-Auskunft ungeprüft an einen Kunden weiter oder landen Gesundheitsdaten im falschen Werkzeug, haftet das Büro nach den allgemeinen Regeln. Dann ist es hilfreich, belegen zu können, dass die Mitarbeiter vorbereitet waren.
Was „ausreichend“ jetzt heißt
Das Wort „ausreichend“ steht nicht mehr im Gesetz. Den Maßstab nennt Artikel 4 aber weiterhin selbst: Zu berücksichtigen sind technische Kenntnisse, Erfahrung, Aus- und Fortbildung der Mitarbeiter, der Kontext, in dem die KI eingesetzt wird, und die Personen, die davon betroffen sind.
Im Vermittlerbüro heißt das praktisch: Wer mit KI arbeitet, sollte drei Dinge wissen. Erstens, dass Sprachmodelle überzeugend klingende, aber falsche Antworten liefern können, auch zu Bedingungswerken, Tarifdetails oder Paragrafen. Zweitens, welche Daten nicht in ein frei zugängliches KI-Werkzeug gehören. Drittens, dass jedes Ergebnis vor der Verwendung geprüft wird und die Verantwortung beim Büro bleibt.
Ein Zertifikat ist dafür nicht nötig. Die Bundesnetzagentur nennt ausdrücklich keine Zertifizierungspflicht, keinen vorgeschriebenen KI-Beauftragten und keine festen Schulungsformate.
Wo es im Vermittleralltag konkret wird
Kundendaten: Gesundheitsangaben aus Anträgen zur Berufsunfähigkeits- oder Krankenversicherung zählen zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Artikel 9 DSGVO. In ein KI-Werkzeug ohne geklärte vertragliche Grundlage, insbesondere ohne Vertrag zur Auftragsverarbeitung, gehören sie nicht. Die KI-Verordnung ersetzt den Datenschutz nicht, beide gelten nebeneinander.
Beratungsdokumentation: KI kann helfen, ein Gesprächsprotokoll vorzustrukturieren. Die Pflicht zur Beratung und Dokumentation nach § 61 VVG bleibt aber beim Vermittler. Was im Protokoll steht, muss dem tatsächlichen Gespräch entsprechen.
Kundenkommunikation: Ein KI-Entwurf für eine Kundenmail ist ein Entwurf. Versendet wird er erst, wenn ein Mensch ihn gelesen und fachlich geprüft hat.
Kein Ersatz für die IDD-Weiterbildung
Die 15 Stunden Weiterbildung je Kalenderjahr nach § 34d Absatz 9 GewO betreffen Vermittler und die unmittelbar bei Vermittlung oder Beratung mitwirkenden Beschäftigten. Sie zielen auf die fachliche Qualität der Beratung.
Artikel 4 KI-Verordnung setzt anders an. Er betrifft alle, die im Auftrag des Büros mit KI arbeiten, also auch die Kollegin im Innendienst, die keine IDD-Stunden nachweisen muss. Eine KI-Unterweisung ersetzt die IDD-Weiterbildung nicht und IDD-Stunden ersetzen keine KI-Unterweisung.
Ob eine Veranstaltung zu KI in der Beratung zugleich als IDD-Weiterbildung zählt, ist anhand der Vorgaben der Versicherungsvermittlungsverordnung im Einzelfall zu prüfen.
Fünf Schritte für ein kleines Büro
- Erstens eine Bestandsaufnahme: Welche KI-Werkzeuge werden genutzt, von wem und wofür? Dazu gehören auch die, die Mitarbeiter auf eigene Faust verwenden.
- Zweitens eine Seite mit Regeln: welche Werkzeuge erlaubt sind, welche Daten nie eingegeben werden und dass Ergebnisse vor der Verwendung geprüft werden.
- Drittens eine kurze interne Unterweisung an echten Beispielen aus dem eigenen Büro statt einer allgemeinen Tagesschulung.
- Viertens dokumentieren. Die Bundesnetzagentur empfiehlt, Art, Umfang und Teilnehmer der Maßnahmen festzuhalten. Dafür reicht ein einfaches Protokoll mit Datum, Inhalt und Teilnehmern.
- Fünftens wiederholen, sobald ein neues Werkzeug oder ein neuer Mitarbeiter dazukommt, und einmal im Jahr prüfen, am besten zusammen mit der Planung der IDD-Weiterbildung.
Fazit
Die Neufassung nimmt Druck aus dem Thema, aber nicht die Aufgabe. Der europäische Gesetzgeber schreibt in den Erwägungsgründen selbst, KI-Kompetenz solle „unabhängig von gesetzlichen Verpflichtungen und möglichen Sanktionen“ eine strategische Priorität sein.
Für ein Vermittlerbüro, dessen Kapital das Vertrauen seiner Kunden ist, gilt das erst recht.
Der Autor ist Kaufmann für Versicherungen und Finanzen und Geprüfter Wirtschaftsfachwirt. Er war in einen IHK-Prüfungsausschuss berufen und bis 2025 Versicherungsspezialist bei einer Sparkasse. Heute unterrichtet er in kaufmännischen Umschulungen.
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