Aufgaben abgeben allein reicht nicht: Vom Selbermachen zum Delegieren

10.9.2026 – Es ist oft ein schleichender Prozess, bis Mitarbeiter eigenständig handeln und Verantwortung übernehmen. Erfolgreich ist dieser Weg, wenn hierbei grundlegende Fragen geklärt werden. Klarheit sollte darüber bestehen, wie Aufgaben künftig erledigt werden sollen, welche Stärken der einzelne hat und wohin er sich entwickeln will. Welche Schritte dabei gemacht werden, erklärt Personalcoach Katarina Schmitz.

Katarina Schmitz (Bild: privat)

Im vorherigen Beitrag dieser Serie ging es um die Frage, wann der eigene Schreibtisch zum Engpass wird (VersicherungsJournal 27.8.2026). Welche Aufgaben gehören tatsächlich noch zu meiner Kernaufgabe? Was mache ich vielleicht nur deshalb selbst, weil ich es schon immer gemacht habe? Und wo könnten andere Menschen ihre Kompetenzen einbringen?

Wer sich mit diesen Fragen beschäftigt, kommt fast automatisch zum nächsten Thema: dem Delegieren.

Mitarbeiter übernehmen Verantwortung

Dabei erlebe ich in der Praxis selten den einen Moment, an dem ein Vermittler plötzlich beginnt, Aufgaben abzugeben. Meistens entwickelt sich das schrittweise. Eine Mitarbeiterin stellt Unterlagen für ein Kundengespräch zusammen, jemand übernimmt die Terminierung oder bereitet ein Gespräch nach. Aufgaben werden also häufig schon längst verteilt.

Die spannendere Frage ist aus meiner Sicht deshalb eine andere: Wie wird aus dem Abgeben einzelner Aufgaben eine Zusammenarbeit, in der Mitarbeiter zunehmend eigenständig handeln und Verantwortung übernehmen können?

„So mache ich das“ – aber ist das der einzige Weg?

Wer über viele Jahre erfolgreich gearbeitet hat, hat seine eigenen Abläufe entwickelt. Man weiß, wie man Kundengespräche vorbereitet, wie Unterlagen zusammengestellt werden oder welche Schritte nach einem Termin notwendig sind. Wenn ein Mitarbeiter eine Aufgabe übernimmt, liegt es deshalb nahe, zunächst zu zeigen: „So mache ich das.“

Daran ist zunächst auch nichts verkehrt. Schließlich gibt man Erfahrungen und Wissen weiter, die sich in der eigenen Praxis bewährt haben. Interessant wird es bei dem, was danach passiert.

Muss der andere Mensch die Aufgabe künftig genauso erledigen? Oder darf er mit zunehmender Erfahrung einen eigenen Weg entwickeln, der zum gleichen oder vielleicht sogar zu einem besseren und effizienteren Ergebnis führt?

Gerade für Unternehmer kann das eine spannende Reflexionsfrage sein: Möchte ich, dass meine Mitarbeiter meine Arbeitsweise möglichst genau übernehmen, oder möchte ich, dass sie lernen, innerhalb eines klaren Rahmens eigene Lösungen zu entwickeln?

Delegieren beginnt mit Klarheit

Ich würde beim Delegieren gar nicht so sehr zwischen „richtig“ und „falsch“ unterscheiden. Viel wichtiger ist die Frage, wie klar die Zusammenarbeit organisiert und kommuniziert wird.

Gerade wenn der erste Mitarbeiter oder eine Backoffice- oder Terminierungskraft in einen Vermittlerbetrieb kommt, lohnt es sich, gemeinsam zu besprechen: Welche Aufgaben gehören zu dieser Rolle? Welche Aufgaben bleiben beim Vermittler? Wo liegen Verantwortlichkeiten? Und welche Aufgaben könnten sich mit der Zeit weiterentwickeln? Denn wenn jeder weiß, wofür er verantwortlich ist, entsteht eine ganz andere Grundlage für Zusammenarbeit.

Diese Aufgabenverteilung muss dabei keineswegs für immer festgeschrieben sein. Menschen entwickeln sich, Unternehmen verändern sich und vielleicht kommen weitere Mitarbeiter hinzu. Deshalb gehört für mich noch etwas anderes dazu: regelmäßig miteinander im Gespräch zu bleiben. Zu klären ist:

• Was funktioniert gut?
• Wo haben sich Aufgaben verändert?
• Wo möchte jemand mehr Verantwortung übernehmen?
• Und wo braucht es vielleicht noch Unterstützung?

Nicht nur Aufgaben sehen, sondern Stärken

Eine Frage stelle ich in meinen Begleitungen besonders gerne: Was sind eigentlich die Stärken Ihrer Mitarbeiter? Denn beim Delegieren geht es für mich nicht ausschließlich darum, den eigenen Schreibtisch leerer zu bekommen. Es bietet auch die Möglichkeit, genauer hinzuschauen, welcher Mensch welche Aufgabe besonders gut übernehmen kann.

Nehmen wir die Terminierung. Es gibt Menschen, denen liegt die Kommunikation am Telefon einfach. Sie haben eine angenehme Stimme, eine positive Ausstrahlung und schaffen es, dass sich ihr Gegenüber innerhalb kürzester Zeit wohlfühlt. Warum sollte man eine solche Stärke nicht bewusst nutzen?

Vielleicht verändert sich dadurch auch der Blick auf die Aufgabenverteilung. Statt nur zu fragen: „Was möchte ich abgeben?“, könnte eine weitere Frage lauten: „Welche Stärken habe ich in meinem Team und wo können diese am besten zur Geltung kommen?“

Genau das ist eine wichtige unternehmerische Kompetenz: Menschen nicht ausschließlich danach zu betrachten, was sie noch nicht können, sondern zu erkennen, worin sie bereits richtig gut sind und wie sich diese Stärken weiterentwickeln lassen.

Eigenverantwortung entsteht nicht über Nacht

Natürlich bedeutet eine übertragene Aufgabe nicht automatisch, dass ein Mitarbeiter sie vom ersten Tag an vollkommen eigenständig übernimmt. Auch das ist ein Prozess.

Gerade deshalb sind regelmäßige, wertschätzende Gespräche so wichtig. Dabei muss es nicht immer darum gehen, was noch nicht funktioniert. Fragen können beispielsweise sein:

• Was läuft bereits richtig gut?
• Wo möchten Sie sich weiterentwickeln?
• Welche zusätzliche Aufgabe würden Sie sich zutrauen?
• Wo wünschen Sie sich noch Unterstützung?

Damit entsteht nach und nach eine offene Feedbackkultur.

Natürlich wird es auch Aufgaben geben, die weniger Freude machen. Das gehört zum Arbeitsalltag dazu, unabhängig davon, ob jemand Vermittler, Unternehmer oder Mitarbeiter im Backoffice ist. Umso wichtiger ist, dass möglichst viel von dem, was ein Mensch täglich tut, auch zu seinen Kompetenzen und Stärken passt.

Verantwortung übertragen braucht auch Geduld

In der Praxis begegnet mir immer wieder ein nachvollziehbarer Wunsch: Wenn eine Aufgabe einmal erklärt und übertragen wurde, soll sie möglichst schnell funktionieren.

Doch neue Abläufe brauchen Zeit. Menschen müssen Erfahrungen sammeln, Sicherheit gewinnen und Gewohnheiten entwickeln. Prozesse entstehen Schritt für Schritt und können anschließend weiter optimiert werden.

Anderen Menschen Aufgaben zutrauen

Vielleicht lohnt sich deshalb gerade dann, wenn Aufgaben immer wieder auf dem eigenen Schreibtisch landen, ein genauerer Blick:

• Habe ich tatsächlich Verantwortung übertragen oder lediglich eine einzelne Aufgabe?
• Ist für meinen Mitarbeiter klar, welches Ergebnis erwartet wird?
• Gebe ich ausreichend Raum, einen eigenen Weg dorthin zu entwickeln?
• Wie viel Geduld bringe ich für diesen Entwicklungsprozess mit?

Und vielleicht auch:

• Kann ich akzeptieren, dass eine Aufgabe anders erledigt wird, als ich sie selbst erledigen würde?

Gerade die letzte Frage kann anspruchsvoll sein. Denn wer etwas selbst jahrelang erfolgreich gemacht hat, verfügt verständlicherweise über eine sehr klare Vorstellung davon, wie es funktioniert. Unternehmerisches Handeln kann jedoch auch bedeuten, anderen Menschen zuzutrauen, ihren eigenen erfolgreichen Weg zu entwickeln.

Fazit: Delegieren schafft nicht nur Zeit

Vom Selbermachen zum Delegieren zu kommen, bedeutet deshalb weit mehr, als einzelne Aufgaben von einem Schreibtisch auf den anderen zu verschieben. Es geht um Klarheit in der Aufgabenverteilung, offene Kommunikation, Vertrauen und die Bereitschaft, die Stärken der eigenen Mitarbeiter wahrzunehmen und weiterzuentwickeln.

Damit verändert sich auch die eigene Rolle. Der Vermittler bleibt weiterhin nah an seinen Kunden und seiner Kernkompetenz. Gleichzeitig entsteht mehr Raum für die Aufgaben, die mit der Unternehmerrolle zusätzlich hinzukommen, beispielsweise strategische Überlegungen und die Weiterentwicklung des eigenen Betriebs.

Und je mehr Verantwortung im Unternehmen auf mehrere Schultern verteilt wird, desto wichtiger wird eine weitere Frage: Wie gelingt es eigentlich, neue Menschen so in einen Vermittlerbetrieb zu integrieren, dass sie ihre Stärken entwickeln, Sicherheit gewinnen und Schritt für Schritt ihren Platz finden? Gerade bei Quereinsteigern ist das besonders spannend. Darum geht es im nächsten Beitrag der Serie „Vom Vermittler zum Unternehmer“.