Digitalisierung beginnt nicht mit Technik: Was Veränderung für den gemeinsamen Arbeitsalltag bedeutet

23.10.2026 – Neue digitale Lösungen können vieles erleichtern. Gleichzeitig können sie bei Mitarbeitern Sorgen und Unsicherheit auslösen, weiß Personalcoach Katarina Schmitz. Wichtig ist daher, im Betrieb zu thematisieren, welche neuen Möglichkeiten für die Menschen im Betrieb und für die Kunden entstehen, und diese gemeinsam mit dem Team umzusetzen.

Katarina Schmitz (Bild: privat)

In den bisherigen Beiträgen der Serie „Vom Vermittler zum Unternehmer“ (VersicherungsJournal Archiv) ging es darum, die eigene Rolle als Unternehmer zu betrachten, Aufgaben und Verantwortung neu zu organisieren und Mitarbeiter in ihrer Entwicklung zu begleiten.

Doch unternehmerische Verantwortung zeigt sich auch dann, wenn sich Arbeitsweisen verändern. Gerade die Digitalisierung bietet Vermittlerbetrieben heute zahlreiche Möglichkeiten. Neue Softwarelösungen, automatisierte Prozesse und der Einsatz künstlicher Intelligenz (KI) können Abläufe vereinfachen, Zeit sparen und neue Möglichkeiten in der Kundenbetreuung eröffnen.

Viele Vermittlerbetriebe nutzen solche Lösungen bereits erfolgreich. Doch bei aller Begeisterung für neue Technologien lohnt sich auch eine andere Frage: Wie nehmen wir eigentlich die Menschen mit, die täglich mit diesen Veränderungen arbeiten sollen?

Wenn Veränderungen zunächst Unsicherheit auslösen

Neue digitale Lösungen können vieles erleichtern. Gleichzeitig können sie bei Mitarbeitern zunächst Fragen aufwerfen:

• Was bedeutet das für meine bisherigen Aufgaben?
• Wird meine Arbeit künftig überhaupt noch in dieser Form gebraucht?
• Und welche Veränderungen kommen möglicherweise noch auf mich zu?

Gerade wenn bestimmte Tätigkeiten automatisiert werden, kann schnell der Gedanke entstehen, dass damit langfristig auch der Mensch weniger gebraucht wird.

Welche neuen Möglichkeiten entstehen?

Das muss nicht bedeuten, dass Mitarbeiter grundsätzlich gegen neue Technologien sind. Vielleicht fehlt zunächst einfach die Vorstellung davon, was sich konkret verändern soll und welche Rolle sie selbst dabei künftig übernehmen.

Für Unternehmer kann es deshalb hilfreich sein, nicht ausschließlich über die Vorteile einer neuen Software zu sprechen, sondern auch darüber, was die Veränderung für den gemeinsamen Arbeitsalltag bedeutet.

Denn Digitalisierung sollte nicht nur die Frage beantworten, welche Aufgaben künftig schneller erledigt werden können. Mindestens genauso interessant ist die Frage, welche neuen Möglichkeiten dadurch für die Menschen im Betrieb und für die Kunden entstehen.

Veränderung sollte nicht erst mit einer Entscheidung beginnen

Häufig beschäftigen wir uns mit Veränderungen erst dann intensiver, wenn bereits etwas Konkretes ansteht. Eine neue Software soll eingeführt werden. Ein bisheriger Ablauf wird umgestellt. Eine Tätigkeit kann künftig automatisiert werden.

Doch warum eigentlich erst dann? Vielleicht könnte es im Vermittlerbetrieb ganz selbstverständlich dazugehören, sich regelmäßig gemeinsam mit den eigenen Arbeitsweisen zu beschäftigen. Nicht erst, wenn etwas nicht mehr funktioniert, sondern auch dann, wenn vieles bereits gut läuft. Dazu gehören zum Beispiel Fragen wie:

• Was funktioniert in unserem Betrieb momentan besonders gut?
• Welche Abläufe kosten uns unnötig viel Zeit?
• Wo könnten wir unseren Kunden noch besseren Service bieten?
• Welche Aufgaben könnten uns digitale Lösungen erleichtern?
• Und wofür würden wir die dadurch gewonnene Zeit gerne nutzen?

Solche Gespräche können dazu beitragen, dass Veränderungen nicht ausschließlich als Entscheidung des Unternehmers wahrgenommen werden. Stattdessen entsteht die Möglichkeit, gemeinsam über die Zukunft des Betriebs nachzudenken. Natürlich gibt es Entscheidungen, die ein Unternehmer selbst treffen muss.

Nicht jeder Mensch begegnet Veränderungen gleich

Wenn sich Veränderungen jedoch unmittelbar auf die tägliche Arbeit der Mitarbeiter auswirken, kann es wertvoll sein, ihre Erfahrungen und Ideen frühzeitig einzubeziehen. Denn häufig wissen gerade diejenigen, die täglich mit bestimmten Abläufen arbeiten, sehr genau, wo es Möglichkeiten zur Verbesserung gibt.

Menschen gehen unterschiedlich mit Veränderungen um. Während manche die neuen Technologien gerne sofort ausprobieren, möchten andere zunächst verstehen, was sich verändert und welche Auswirkungen das haben könnte.

Das ist zunächst einmal menschlich. Vertraute Abläufe geben Sicherheit. Man weiß, was zu tun ist, wie der eigene Arbeitstag aussieht und welche Vorgehensweisen funktionieren.

Eine Veränderung bringt dagegen immer auch ein Stück Ungewissheit mit sich. Vielleicht funktioniert etwas anschließend besser. Vielleicht braucht es aber zunächst mehr Zeit, Geduld und Übung. Denn auch eine Veränderung, die langfristig Vorteile bringt, kann am Anfang zusätzliche Herausforderungen mit sich bringen.

Nicht jeder findet im gleichen Tempo Zugang

Deshalb ist es wichtig, eine zurückhaltende Reaktion nicht sofort als Ablehnung zu verstehen. Vielleicht lohnt es sich vielmehr zu fragen:

• Was beschäftigt den Mitarbeiter gerade?
• Welche Fragen sind noch offen?
• Was würde ihm helfen, sich mit der neuen Arbeitsweise vertraut zu machen?
• Und vielleicht auch: Welche Erfahrungen hat er selbst gemacht, die wir bei der Veränderung berücksichtigen sollten?

Nicht jeder benötigt dieselbe Unterstützung und nicht jeder findet im gleichen Tempo Zugang zu neuen Arbeitsweisen. Auch das darf bei der Gestaltung von Veränderungen berücksichtigt werden.

Nicht alles gleichzeitig verändern

Die Entwicklung digitaler Lösungen und insbesondere künstlicher Intelligenz schreitet derzeit schnell voran. Fast täglich entstehen neue Möglichkeiten. Andere Vermittlerbetriebe berichten von ihren Erfahrungen, stellen neue Anwendungen vor oder zeigen, welche Prozesse sie bereits automatisiert haben.

Das kann inspirierend sein. Gleichzeitig kann dadurch das Gefühl entstehen, möglichst schnell möglichst viel verändern zu müssen. Doch ist das für den eigenen Betrieb tatsächlich immer der richtige Weg? Vielleicht lohnt es sich, zunächst auf die eigene Ausgangssituation zu schauen:

• Wo stehen wir gerade als Vermittlerbetrieb?
• Was funktioniert bereits richtig gut?
• Welche Aufgaben könnten wir heute schon sinnvoll vereinfachen oder automatisieren?
• Und welche Veränderung würde uns momentan am meisten helfen?

Nicht jede neue Möglichkeit muss sofort genutzt werden. Vielleicht ist es sinnvoller, zunächst einen einzelnen Prozess zu betrachten, eine passende Lösung auszuprobieren und gemeinsam Erfahrungen damit zu sammeln. Wenn sich die neue Arbeitsweise im Alltag bewährt hat, kann der nächste Schritt folgen. So entsteht Veränderung nicht durch möglichst viele gleichzeitig eingeführte Anwendungen, sondern durch Lösungen, die tatsächlich zum Betrieb passen.

Was braucht unser Betrieb und nicht: Was machen die anderen?

Der Blick auf andere Vermittlerbetriebe kann wertvolle Anregungen liefern. Vielleicht arbeitet ein Kollege bereits erfolgreich mit einer bestimmten Software. Vielleicht hat eine andere Agentur Prozesse automatisiert, die im eigenen Betrieb noch viel Zeit beanspruchen.

Solche Erfahrungen können neue Ideen entstehen lassen. Trotzdem muss nicht jede Lösung, die an anderer Stelle gut funktioniert, automatisch auch für den eigenen Betrieb passen. Denn Vermittlerbetriebe unterscheiden sich. In ihrer Größe, ihren Kunden, ihren Mitarbeitern, ihren Strukturen und nicht zuletzt in ihren unternehmerischen Zielen. Deshalb lohnt es sich, den Blick immer wieder auf den eigenen Betrieb zu richten:

• Was möchten wir mittel- und langfristig erreichen?
• Welche Arbeitsweisen unterstützen uns dabei?
• Was brauchen unsere Kunden?
• Was brauchen unsere Mitarbeiter?
• Und was brauche ich selbst als Unternehmer, um meinen Betrieb weiterzuentwickeln?

Vielleicht liegt genau darin eine wichtige unternehmerische Aufgabe: sich von neuen Möglichkeiten inspirieren zu lassen, ohne dabei den eigenen Weg aus dem Blick zu verlieren.

Digitalisierung ist auch eine gemeinsame Entwicklung

Eine neue Software einzuführen, ist zunächst eine technische Veränderung. Damit daraus eine neue Arbeitsweise wird, braucht es jedoch mehr. Menschen müssen verstehen, warum etwas verändert wird. Sie benötigen Gelegenheit, neue Abläufe kennenzulernen, Erfahrungen zu sammeln und auch Rückmeldungen zu geben.

Vielleicht zeigt sich nach einigen Wochen, dass eine Lösung an einer Stelle hervorragend funktioniert, an anderer Stelle aber noch angepasst werden sollte. Auch das gehört zur Entwicklung eines Betriebs. Entscheidend ist nicht, dass jede Veränderung von Anfang an perfekt funktioniert. Vielmehr geht es darum, gemeinsam hinzuschauen, Erfahrungen ernst zu nehmen und bei Bedarf nachzujustieren.

Wenn Mitarbeiter regelmäßig an solchen Überlegungen beteiligt sind, kann sich auch der Blick auf Digitalisierung verändern. Dann geht es nicht mehr ausschließlich darum, dass Aufgaben durch Technik ersetzt werden. Sondern darum, wie digitale Lösungen Menschen entlasten und neue Möglichkeiten für Beratung, Kundenservice und Zusammenarbeit schaffen können.

Fazit: Die Zukunft des Betriebs gemeinsam gestalten

Vom Vermittler zum Unternehmer zu werden, bedeutet nicht nur, den eigenen Vertrieb weiterzuentwickeln. Es bedeutet auch, Verantwortung abzugeben, Menschen in ihren Stärken zu fördern, Perspektiven zu schaffen und Veränderungen im Betrieb zu gestalten. Digitalisierung ist ein Teil davon.

Dabei muss ein Unternehmer nicht jede technische Lösung selbst bis ins Detail beherrschen. Viel wichtiger ist, zu erkennen, welche Veränderungen zum eigenen Betrieb passen, welche Ziele damit verfolgt werden und wie die Menschen auf diesem Weg einbezogen werden können.

Vielleicht beginnt Digitalisierung deshalb gar nicht mit der Frage: „Welche neue Software sollten wir einsetzen?“ Sondern mit einer ganz anderen: „Wie möchten wir künftig zusammenarbeiten und was könnte uns dabei unterstützen?“ Denn am Ende geht es nicht darum, möglichst viele digitale Lösungen einzuführen.

Es geht darum, den eigenen Vermittlerbetrieb so weiterzuentwickeln, dass Menschen, Arbeitsweisen und technische Möglichkeiten sinnvoll zusammenfinden. Und vielleicht ist genau das ein Gedanke, der sich durch die gesamte Serie „Vom Vermittler zum Unternehmer“ (Archiv) zieht: Unternehmerische Entwicklung bedeutet nicht, alles selbst zu können oder allein zu entscheiden. Sondern einen Rahmen zu schaffen, in dem Menschen und der Betrieb gemeinsam wachsen können.